Caso real
Cómo una cooperativa de agua pasó de planillas y llamados sueltos a un sistema donde cada gestor ve sus cuentas, registra cada contacto y trabaja con los datos del ERP al día.
El ERP de la cooperativa sigue siendo la fuente de los datos. El sistema de cobranzas se alimenta de él y suma capacidades nuevas: asignación de gestores, historial de cada contacto y avisos de deuda.
La cartera de deudores se repartía en planillas de Excel, y el seguimiento se hacía por llamados y mensajes. Con miles de cuentas con deuda, lo importante era saber a quién contactar primero y no perder el hilo de cada conversación.
Se construyó un sistema web que importa del ERP el informe de deuda y los datos de contacto, y los ordena por cuenta. El ERP queda como está y el sistema se actualiza con cada informe.
Cada cuenta se asigna a un gestor, de a una o en bloque. El gestor abre la ficha y ve la deuda, los comprobantes adeudados, los avisos enviados y cuánto hace que contactó al socio. Registra cada contacto (WhatsApp, llamada, presencial o mail) con su resultado, la promesa de pago y la próxima acción, y todo queda en un historial.
Los avisos de deuda se mandan por mail desde la misma ficha, con vista previa, o por tandas desde una planilla, y cada envío queda registrado. Las cuentas que se saldan entran con el informe siguiente y salen solas de la lista. Cada rol ve lo suyo: la administración, los gestores y el socio, que puede consultar su propia deuda.
La cooperativa tiene un solo lugar donde se ve cuánto se debe, quién lo gestiona y qué se hizo con cada cuenta. Los totales se actualizan con cada informe, las cuentas están ordenadas por deuda y el tablero muestra de un vistazo cuáles esperan gestor y primer contacto. Con cada cuenta a la vista, la cooperativa retomó el contacto y recuperó deudas que llevaban tiempo pendientes.
Contanos cómo la manejás hoy y te decimos, en concreto, qué conviene integrar o automatizar primero, conservando lo que ya funciona.
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