Caso real
Cómo una cooperativa de agua pasó de sumar a mano las horas de cada empleado a leer las fichadas directo del reloj biométrico y tener el cálculo listo en segundos, con los casos a revisar ya indicados.
El cálculo de sueldos es un proceso donde cada dato cuenta. Por eso se construyó paso a paso, con la lógica de la cooperativa a la vista y con una persona del área administrativa que revisa y aprueba antes de cerrar cada período.
En cada período, las fichadas del reloj biométrico se exportaban a un Excel con el software del reloj. Desde ahí, una persona del área administrativa ordenaba los datos y sumaba las horas de cada empleado casi a mano, pintando las filas una por una. Ese trabajo llevaba horas, y a eso se sumaba la revisión y la corrección de cada caso.
Se armó un programa propio que lee las fichadas directo del reloj biométrico y las deja en un Excel. Ese archivo se sube a una planilla de Google Drive hecha a medida, con scripts que hacen el resto del trabajo.
La planilla empareja entradas y salidas, corrige las marcas cruzadas, completa las olvidadas y separa las horas normales de las extras al 50 % y al 100 %, de día y de noche, en feriados y en guardias. Lo que genera por su cuenta queda marcado en amarillo, y los empleados a verificar salen indicados.
Los feriados se toman del calendario, y las licencias y vacaciones, de sus propias planillas. Cada empleado queda con sus horas, licencias, guardias, feriados y anticipos reunidos, y las novedades se exportan para que el sistema de liquidación de la cooperativa emita los recibos.
El criterio fue que la decisión siga siendo de una persona: el área administrativa revisa lo señalado, ajusta los casos puntuales y aprueba antes de cerrar. Al cerrar, la planilla se congela y se guarda una copia de resguardo del mes.
Lo que antes llevaba horas de cálculo manual, revisión y corrección se genera hoy en unos 2 segundos, y la planilla ya indica qué empleados conviene verificar. La revisión se concentra en esos casos.
2 segundos
para calcular las horas del períodocon los empleados a verificar ya indicados
El siguiente paso es llevar este circuito de planillas a un sistema propio de la cooperativa, con los datos guardados en una base y las fichadas del reloj entrando directo.
Contanos cómo la armás hoy y te decimos, en concreto, qué conviene automatizar primero, partiendo de lo que ya usás.
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