Caso real
Cómo una cooperativa de servicios sumó solicitudes, portal de socios y envío de facturas por mail, conservando el ERP que ya usaba y en el que confía.
Muchas veces conviene conservar el sistema de gestión y sumarle lo que lo rodea. La decisión acá fue dejar el ERP donde estaba y construir a su lado las herramientas nuevas.
La cooperativa factura a más de 5.000 suministros y trabaja con un ERP de un proveedor especializado, que le da seguridad y que quería conservar. Alrededor de ese sistema había tareas que se resolvían con documentos de Word, planillas y carpetas: solicitudes de atención al público que se completaban escribiendo los datos y haciendo los cálculos de forma manual, actualización de datos de contacto, entrega de facturas y documentación de los socios repartida en carpetas.
La decisión fue conservar el ERP y sumar herramientas que se apoyaran en él.
Se construyó un sistema de trámites que consulta los datos del ERP en modo solo lectura y agrega, módulo por módulo, lo que se necesitaba:
Solicitudes de atención al público: asociación, agua potable y bonificación para jubilados se cargan en pantalla, con los datos controlados y los cálculos automáticos, y salen en una sola hoja A4 con mejor calidad de impresión. Los textos y los planes de cuotas se editan desde la propia pantalla del sistema. Portal de socios: el socio actualiza sus datos con una imagen guía que le muestra dónde encontrar su número de suministro en la factura. Envío de facturas por mail: un envío mensual a unos 5.000 suministros, con validación de direcciones, control de rebotes y un tablero que cruza lo que se debía enviar, lo enviado y lo entregado.
Aviso de consumos elevados al socio, con texto editable. Documentos digitalizados: el DNI y las fotos de cada socio aparecen buscando por número de suministro. Usuarios y permisos: cada empleado ve solo las páginas que le corresponden, y los cambios de estado quedan registrados.
Dos decisiones cuidan a la cooperativa: el ERP sigue funcionando igual aunque el sistema nuevo esté en mantenimiento; y el código y las credenciales están fuera de la carpeta pública del servidor, con modo mantenimiento y documentación de cada módulo para que otro desarrollador pueda continuar el trabajo.
La cooperativa tiene hoy un sistema propio con varios módulos que conviven con su ERP, y que pueden seguir creciendo. Cada solicitud se carga una sola vez en pantalla y los cálculos son automáticos, las facturas tienen un canal de entrega digital con control de lo que llega, y la administración decide quién accede a qué.
Conservando el sistema en el que confía, la cooperativa suma herramientas propias que lo complementan.
3
tipos de solicitudcada una en una sola hoja A4
4.023
mails enviadosen un solo envío mensual de facturas
Varios
módulosque pueden seguir creciendo
1 ERP
conservadoel sistema nuevo lo consulta en solo lectura
Contanos qué tareas conviene sumar alrededor de tu sistema y te decimos, en concreto, qué construir primero, conservando lo que ya funciona.
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